5. Genomföra observationer

När projektet startat brukar man börjar med att genomföra observationerna. Då behöver utsedda observatörer tillbringa tid på plats för att se hur arbetetet bedrivs och hur systemen fungerar i verkligheten.

Observatören skriver i det här momentet ner sina iakttagelser. Försök att fokusera på allt som verkar effektivt, udda, överraskande, förvirrande eller oroande. Försök att tänka som en patient/brukare eller som om du är en utomstående på besök och ser allt för första gången. Exempelvis upptäckte observatörer på en avdelning att patienter/brukare som kom tidigt på morgonen var tvungna att sitta och vänta i mörker tills receptionisten kom till jobbet och tände belysningen. Patienter/brukare nämner oftast inte den här typen av upplevelser, även om det kan ha stor betydelse för hur de uppfattar vården eller omsorgen. Det är bäst om den projektansvarige och andra projektdeltagare utför observationerna, men utomstående observatörer kan spela en viktig roll i att upptäcka vad patienterna/brukarna upplever i sina möten med vården eller omsorgen.

Observationerna ger värdefulla insikter i hur vården och omsorgen fungerar och hur personal respektive patienter kan uppfatta detta. Observationerna är till extra stor hjälp som underlag för intervjuerna i ett senare skede av projektet. Det är också ett bra sätt att bygga upp ett förtroende hos personalgrupperna, eftersom det visar på engagemang och intresse för verksamheten. Det är ett viktigt men mycket flexibelt skede. Beroende på vilka resurser som finns kan man tillbringa allt från tre timmar till flera dagar med att observera en eller flera avdelning/-ar, specifika tjänster eller processer. Resultaten rapporteras tillbaka till personalen i samband med mötet med personalen.

Att tänka på

  • Välj specifika delar av tjänsten ifråga som det är praktiskt möjligt att observera. Exempelvis är det enklare att få åtkomst till en avdelnings väntrum än till undersökningsrummet där läkaren och patienten träffas på egen hand.
  • Kontakta den som ansvarar för verksamheten innan observationerna startar. Förhoppningsvis har man redan träffats i samband med att projektet presenterades för personalen.
  • Förklara för personal och patienter/brukare varför ni är på plats och ta eventuellt med broschyrer eller visitkort att dela ut. Det är viktigt att personalen försäkras om att ni inte är där för att döma/bedöma dem utan för att förstå hur arbetet fungerar. Förklara syftet med observationen tydligt och klart och se till att alla känner sig bekväma med detta.
  • Var vänlig och öppen, ställ frågor, observera både verbal och icke-verbal kommunikation, notera hur folk använder sig av utrymmet omkring dem, notera hur tjänsterna förändras beroende på var patienten/brukaren befinner sig i processen. Försök att notera allting som verkar märkligt och sådant som personalen eller patienterna verkar tycka är jobbigt.
  • Planera tidpunkten utifrån vad som är praktiskt möjligt. Händer det något speciellt en viss dag? Försök att störa så lite som möjligt – gör exempelvis inga observationer på en sjukhusavdelning under en rond.
  • Innan observationen startar - besök de platser som ska observeras och bekanta er med verksamheten. Ta reda på var personalen gör vad, var ni kan sitta och så vidare. Det underlättar om personalen kan visa er runt på platsen så att du förstår patientens eller brukarens väg genom systemet och hur han/hon förflyttar sig rent fysiskt.
  • Använd er av möjligheten att tala med patienterna/brukarna och ta kontakt med personal som har varit svår att få tag på.
  • Om ni gör observationen när personalen interagerar med patienten/brukaren - se till att få ett medgivande från alla inblandade parter. 
    Ladda ner "Medgivandeblankett för observation" i Word (246 Kb) 
    Ladda ner "Medgivandeblankett för observation" som pdf (51 kb)
  • Om ni arbetar två och två – diskutera inte era observationer förrän ni har lämnat området. Kom ihåg att respektera personalens och patienternas/brukarnas sekretess. Helst ska rapporterna vara anonymiserade, även om detta kan vara svårt att åstadkomma i en liten grupp.
  • Om ytterligare frågor uppstår efter intervjuerna, kan man lägga in fler observationer senare i projektet.
  • Detta stadium av projektet är mycket flexibelt. Om man exempelvis bara har en halv dag vikt åt observationerna kan man välja att lägga dessa timmar när det är som mest att göra. Då är det troligast att man även ser sådant som är av intresse för hur patienterna uppfattar vården. Har man längre tid på sig kan man ägna mer tid åt observationer, men samla inte på er för mycket – tänk på att allt måste skrivas upp och dokumenteras för att sedan användas vid ett senare skede i projektet.
  • Ladda ner "Vägledning för observationer" i Word (198 Kb)
    Ladda ner "Vägledning för observationer" som pdf (262 Kb)

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40

Dela

Anmäl dig nu till vårt nyhetsbrev

 

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40