4. Utveckla en projektplan

Nu är det dags för den projektansvarige att utveckla en detaljerad plan som är uppdelad i projektets olika steg.

Den projektansvarige ansvarar för att upprätta en tidsplan och se till så att allt löper som det ska.

Den projektansvarige måste också se till så att personalen och övriga kommer in i projektet. Det är viktigt att de olika deltagarna kommer in på rätt nivå så att enskilda individer inte drunknar i detaljer. Den som axlar rollen som projektansvarig kan vara någon som brukar arbeta med projekt, men det kan också vara ett deluppdrag i någons dagliga jobb. I vilket fall som helst behöver man öronmärka tid för att övervaka och leda filminspelningen och redigering av intervjuerna med personal och patienter.

Det är viktigt att den projektansvarige till vardags inte arbetar tillsammans med den personal som deltar i projektet. Den projektansvarige måste kunna förhålla sig objektivt – i synnerhet när det handlar om att intervjua och observera.

En viktig uppgift är att specificera rollerna för de som är delaktiga i projektet. Det behövs någon i arbetsledande ställning som åtar sig att vara ansvarig för detta arbete. Denna person behöver vara verkligt entusiastisk och ha inflytande. Man kan komma att behöva vända sig till den personen när förslag på förbättringar går utöver ansvarsområdet för deltagande personal. Man måste också bilda en arbetsgrupp för projektet med nyckelpersoner från berörda verksamheter och deras chefer, så att inte personalen överbelastas av projektledningssysslor.

Att tänka på 

  • Följ principerna för en fungerande projekthantering – särskilt vad gäller att få intressenterna engagerade.
  • I arbetet med tidsplanen för projektet måste man också tänka på när patienterna kan medverka.
  • Alla möten med personalen bör schemaläggas i god tid. Man bör sätta av minst två timmar för uppföljningsmötet och minst tre timmar för det gemensamma mötet med patienter/brukare och personal.
  • Erfarenheten visar att det är allra bäst om patienterna/brukarna meddelas två veckor i förväg. Kortare tid betyder att färre kan delta, men längre tid kan också leda till att färre deltar eftersom annat hinner komma emellan.
  • Boka möteslokalen i god tid. Se till att sådant som mat, tillgängligheten för funktionsnedsatta, transporter och skyltningen är väl genomtänkt. Försök att åstadkomma en atmosfär som inte är alltför formell eller klinisk, men som är tillräckligt professionell för att personalen ska ta detta på allvar.
  • Erbjud förfriskningar, reseersättning och eventuellt en mindre ersättning för att tacka patienterna för deras tid och insats.
  • Planera så att co-designgrupperna möts på regelbundna tider så att det blir lätt att schemalägga. Det är också bra för att förhindra träffarna krockar med andra regelbundna möten.
  • Eftersom erfarenhetsbaserad co-design är en metod för att förbättra tjänsterna behöver man inget forskningsetiskt godkännande för att genomföra projektet.
  • Om konsulter används för delar av projektet, exempelvis för intervjuerna, är det bra att kontrollera om det finns interna riktlinjer för hur en sådan insats administreras. Ni kanske till exempel behöver ta hänsyn till ramavtal eller använda någon särskild avtalsmall. 

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40

Dela

Anmäl dig nu till vårt nyhetsbrev

 

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40