12. Anordna ett gemensamt möte för patienter/brukare och personal

I detta möte samlas patienter och personal för att höra varandras berättelser om verksamheten och tillsammans tackla frågan om vad som är viktigast att förbättra.

Detta möte följer på de tidigare utvärderingsmötena som hållits separat för personal och patienter/brukare. Mötet börjar med ett välkomnande och följs av en översikt över projektet så här långt och en förklaring av upplägget på detta möte.

Ladda ner mallen "Upplägg för gemensamt möte för patienter och personal" i Word (268 Kb)

Ladda ner mallen "Upplägg för gemensamt möte för patienter och personal" som pdf (142 Kb)

Hela gruppen ser sedan på patient- och brukarfilmen och det följs av tio minuter med diskussioner om vad man sett. De prioriteringar som både personal och patienter/brukare enats om på respektive tidigare möte tas nu upp så att samtliga deltagare kan se vilka prioriteringar som diskuterats.

Efter en liten paus ser den projektansvarige till att deltagarna placeras ut i lika stora grupper (omkring åtta per bord) med en blandning av representanter för olika personalgrupper samt minst två patienter per bord. Deltagarna presenterar sig själva för de andra kring bordet. Detta följs av 40–50 minuter med fri diskussion för att gå igenom den långa listan på förbättringsförslag som de tidigare mötena har lett fram till. Syftet är nu att få fram prioriterade förbättringsområden att konkret ta sig an.

Den projektansvarige samlar sedan alla grupperna så att alla kan berätta vilka prioriteringar de har kommit fram till. Här ska man sedan tillsammans komma fram till vilka tre eller fyra nyckelområden som man ska börja förbättra. Slutligen bjuds deltagarna in att delta i arbetsgrupperna, här kallade co-designgrupper. Co-designgrupperna fokuserar på de områden som de uppfattar som mest intressanta.

Viktiga punkter

  • Mötena tar mellan två och tre timmar och det brukar gå bra att arrangera dem på eftermiddagen. Om man startar med en gemensam lunch blir deltagarna mer motiverade att komma i tid.
  • Patienterna/brukarna kan vara ganska nervösa inför mötet så det är viktigt att de känner sig välkomna. Om alla får en namnlapp eller en namnskylt med sitt förnamn på kan det göra att patienter/brukare och personal på olika nivåer känner sig mer jämställda.
  • Kontrollera den tekniska utrustningen flera gånger så att du är säker på att allt fungerar. Hela mötet bygger på att filmvisningen blir av som planerat.
  • Det bästaär om man kan få en av patienterna/brukarna att introducera filmen. Då gör det större intryck, men glöm inte bort att ge stöd och uppmuntran när de planerar vad de ska säga.
  • Utse om möjligt en ansvarig för varje gruppdiskussion. De kan se till att alla får säga sitt.
  • Bordsdiskussionerna kommer troligen att fokusera på det som sades på filmen. Ge tillräckligt med tid för detta men se sedan till att diskussionen går tillbaka till vilka förbättringsområden som ska prioriteras.  
  • Det kan vara jobbigt för personalen att se vad patienterna tycker om verksamheten, men genom att se filmen tillsammans och sedan diskutera den blir det till slut ändå ett både rörande, kraftfullt och positivt inslag i processen. Om särskilt känsliga ämnen tas upp i filmen, sådant som rör enskild personal eller en särskild tjänst kan ni välja att visa filmen för vissa personer i personalen före mötet.
  • Så snart deltagarna valt sin co-designgrupp bör man bestämma när det passar deltagarna att träffas. Planera in första mötet och samla in kontaktuppgifter. Fråga personalen om några av deras medarbetare borde vara med.
  • Se till att grupperna kommer igång så snabbt som möjligt. Håll kontakten med deltagarna så att entusiasmen inte ebbar ut.
  • När väl ryktet sprids om patient- och brukarfilmen kommer många fler att vilja se den. Se till att det finns ett sätt för dessa personer att se filmen i ett lämpligt sammanhang som de som arbetar i verksamheten tycker är ok och som faller inom ramarna för samtycket från de intervjuade.
  • Än en gång, det är viktigt för den projektansvarige att få veta mer om hur detta uppfattades. Se därför till att alla fyller i en utvärdering så att ni kan lära er mer till nästa gång om vad som fungerar och vad som behöver förbättras. 

Ladda ner exempel på en utvärderingsblankett för det gemensamma mötet för patienter och personal i Word (253 Kb)

Ladda ner exempel på en utvärderingsblankett för det gemensamma mötet för patienter och personal som pdf (132 Kb)

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40

Dela

Anmäl dig nu till vårt nyhetsbrev

 

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40