10. Anordna ett utvärderingsmöte för personalen

Mötet har som syfte att låta personalen komma till tals om vilka förbättringar de vill prioritera. Det är också ett viktigt tillfälle att visa personalen att projektets syfte är ett verkligt samarbete mellan personal och patienter/brukare.

Utvärderingsmötet för personalen utformas så att olika personalgrupper träffas. Tillsammans diskuterar de sina åsikter om vården eller omsorgen. Mötet har en klar dagordning och varar mellan två och tre timmar.

Ladda ner mallen "Upplägg för utvärderingsmöte för personalen" i Word (265 Kb)

Ladda ner mallen "Upplägg för utvärderingsmöte för personalen" som pdf (141 Kb)

Den projektansvarige berättar om syftet med mötet. Efter det får gruppen ta del av resultaten från intervjuerna och observationerna (inklusive direkta citat från personalen), och sedan får personalen chansen att ge direkt återkoppling på det som de har fått del av.

Efter diskussionerna hjälper den projektansvarige gruppen med att mejsla fram förbättringsområden. Denna lista ska därefter kortas ner till fyra eller fem nyckelområden som de gemensamma arbetsgrupperna (här kallade co-designgrupperna) kan arbeta vidare med. Dessa områden och de områden som framkommit under utvärderingsmötet med patienterna/brukarna bildar sedan en slutlig lista över förbättringsområden. Denna lista ska sedan diskuteras på det gemensamma mötet med patienter/brukare och personal.

Att tänka på

  • Uppmuntra så många som möjligt att närvara, oavsett hur mycket eller lite kontakt de har haft med själva projektet så här långt. Håll mötet på en tid och en plats som gör det enkelt för många att närvara. Det är troligen bäst att ha mötesplatsen på arbetsplatsen. Se till att det är en person med inflytande som står bakom inbjudan.
  • Placera alla deltagare vid ett stort bord, eller flera mindre eller i en cirkel och börja mötet med någon form av "isbrytare". Se till att alla får komma till tals.
    Se exempel på "isbrytare" på Mind Tools webbplats (på engelska) 
  • Den som ska rapportera om resultaten måste vara någon som arbetar inom och leder den verksamhet som ska förbättras. Detta visar vem det är som äger och ansvarar för processen. Talaren måste vara påläst om projektet och resultatet och vara skicklig på att få igång en diskussion och ett engagemang bland åhörarna.
    Ladda ner exempel på en presentation vid ett utvärderingsmöte för personalen i Power Point (652 Kb) 
    Ladda ner exempel på en presentation vid ett utvärderingsmöte för personalen som pdf (286 Kb) 
  • Låt personalen välja vilka förbättringsområden de vill prioriera. Personalen kan rösta genom handuppräckning, alternativt kan man skriva upp varje område på en postit-lapp och sätta dem på en vägg och sedan be personalen att flytta lapparna så de står i önskad turordning. 
  • Se information om omröstningar på Creating Minds webbplats (på engelska)
  • Hjälp personalen att identifiera de områden som de tillsammans med patienterna har möjilghet att förbättra. Exempelvis är det svårare att påverka personalsammansättningen än att arbeta för att patienterna får provresultat snabbare.
  • När ni vid intervjuderna med personalen vill ha återkoppling – be dem reflektera både utifrån ett personalperspektiv och ett patient-/brukarperspektiv. Var upplevs positivt respektive negativt? Fråga vad de vill prioritera för att förbättra hälso- och sjukvårvården och omsorgen både ur ett personalperspektiv och ett patient-/brukarperspektiv. Anteckna era observationer och lämpliga citat under utvärderingen.
  • Det kan finnas områden som inte passar att ta upp i en grupp med både patienter/brukare och personal. Ni kan i så fall ta upp sådant separat med en av grupperna, det skulle till exempel kunna handla om klagomål om hur ledningen kommunicerar med personalen. För att se till att diskussionen går vidare till andra ämnen behöver sådana frågor antingen besvaras på en gång eller bordläggas.
  • För att utvärdera vad som gick bra och vad som kan förbättras under sådana här möten – be de närvarande om återkoppling.

Ladda ner "Exempel på utvärderingsblankett för personalen" i Word (250 Kb)

Ladda ner "Exempel på utvärderingslankett för personalen" som pdf (128 Kb)

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40

Dela

Anmäl dig nu till vårt nyhetsbrev

 

SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign | Besök: Söder Mälarstrand 29, 3 tr | Post: Söder Mälarstrand 57, 118 25 Stockholm | info@svid.se I 08-406 84 40